Целью данного собрания является продолжение процесса подготовки Святого и Великого Собора Восточной Православной Церкви, Процесс подготовки осуществлялся также тремя предыдущими Всеправославными предсоборными совещаниями в 1976, 1982 и 1986 годах.
Решение о созыве очередного совещания 2009 году было принято с учетом пожелания Предстоятелей и представителей Поместных Православных Церквей, выраженного в ходе их встречи в Константинополе в октябре 2008 года.
Темой обсуждения открывшегося в Шамбези совещания является вопрос канонического обустройства православной диаспоры. В соответствии с постановлением Священного Синода Русской Православной Церкви от 27 мая 2009 года Московский Патриархат на данном собрании представляет официальная делегация в составе архиепископа Волоколамского Илариона, председателя Отдела внешних церковных связей, архиепископа Берлинско-Германского и Великобританского Марка (Русская Зарубежная Церковь), протоиерея Николая Балашова, заместителя председателя ОВЦС, и А.Г. Чурякова (в качестве переводчика).